如果你从事公司文秘或者其他类似的工作，筹备会议时可能被大量的邀请函、传真搞得焦头烂额，因为每份邀请函等都要单独输入单位名称、人名以及职务等信息，即便是利用一些辅助文秘软件也很麻烦。

现在告诉你一个诀窍，利用Word中的“邮件合并”功能，就可以通过一次设置，自动生成批量邀请函了，其中所需的个人信息会自动读取数据源而自动输入，从而让你的工作变得轻松起来！

邀请函

下面就看看如何使用Word2007的“邮件合并”工具，来快速批量制作会议邀请函。

一、批量制作邀请函前的准备工作

由于是准备批量制作邀请函，因此必须首先在Word中创建一份邀请函模板以及编辑被邀请单位的信息源文件。

邀请函模板可根据自己的需要，使用Word自带的模板或者新建。

利用模板创建时，启动Word 2007，单击左上角的Office按钮，从弹出的下拉菜单中选择新建”命令，在弹出的“新建文档”对话框中，单击“已安装的模板”选项，然后从弹出的模板列表中，选择自己喜欢使用的一种模板样式，比如“平衡信函”，然后单击“创建”按钮，就可以在Word中创建一份邀请函模板了。在创建的邀请函模板中，根据自己公司会议的需求，输入邀请函内容以及本公司信息等，并删除原模板中不需要的内容，而在邀请函的合头位置予以空白，以便于此处以后自动输入被邀请单位名称、被邀人姓名以及职务等。

对于所需要的被邀请单位信息，可以通过预先编辑好的Excel表格文件、Access数据库或者直接从Outlook联系人列表中予以读取，从而完成批量输入。

如本文中就是直接从0utlook联系人列表中获取相关信息的。

二、进行邮件合并，批量制作邀请函

批量制作邀请函时，单击“邮件”菜单，在弹出的工具面板中选择“开始邮件合并”命令，然后从弹出命令列表出选择“邮件合并分步向导”命令，即可在右侧弹出一个“邮件合并”任务窗格。

通过这个任务窗格的6步操作，就可以完成邮件合并工作了，具体操作如下：

1.选中此“邮件合并”任务窗格“选择文档类型”中下面的“信函”选项，单击下面的“下一步：正在启动文档”选项，在随之弹出的第2步任务窗格中，选中“选择开始文档”下面的“使用当前文档”选项，然后单击“下一步：选取收件人”选项。

2.在新弹出的第3步任务窗格中，要求选择收件人来源，由于这次是从0utlook联系人列表中获取，因此选中“从0ut1ook联系人中选择”选项，然后单击“选择联系人文件夹”选项，在弹出的“选择联系人”对话框中，单击“确定”按钮。

在打开0ut1ook联系人列表框中，根据此次公司会议的安排，选择相应的被邀请人，选择时，只要选中此对话框中相应联系人“姓”之前的方框即可，然后单击“确定”按钮。

返回到任务窗格后，并单击底部的“下一步：撰写信函”选项。

3.在随之弹出的第4步撰写信函任务窗格中，需要将被邀请人的信息填入模板中，这也是最为重要的步骤，其中已经预置了地址块、问候语、邮政编码等域。但是因为需要在此模板中添加被邀请单位名称等内容，因此将插入点定位于模板中需插入这些信息的位置，一般是信函台头，然后单击此任务窗格中的“其他项目”选项，在弹出的“插入合并域”对话框中，依次选中“公司”、“姓”、“职务”等，单击“插入”按钮即可。

编辑完毕，单击底部的“下一步：预览信函”按钮。

4.在新弹出的第5步预览信函任务窗格中，通过单击任务窗格中“收件人”两侧的选择按钮，就可以在右侧的编辑窗口中看到合并后的邀请函内容了，就会发现在每份邀请函中，相应的个人信息会自动添加到邀请函的正确位置，而且其单位名称、被邀请人姓名以及职务等内容会自动准确匹配，如“***市新号科技有限公司李华经理”、“***市新世纪工贸公司王江主任”等等，检查无误后，单击底部的“下一步：完成合并”按钮。

5.在最后弹出的第6步任务窗格中，单击“打印”按钮，即可弹出“合并到打印机”对话框，在此可以设定打印全部合并后的会议邀请函，或者只打印其中的部分邀请函，比如第50~100被邀请人，只需要选中对话框“打印记录”下面的“从”选项，在其后面输入需打印的被邀请人起止序号，如50~100，单击“确定”按钮，即可弹出“打印”对话框，然后单击“确定”按钮，就会将需要的邀请函快速打印出来。

利用邮件合并工具，可以非常方便地将大量信息自动输入到相应的文档中，不仅仅是在打印邀请函、传真等文件，在打印其他一些批量文件如贺卡、标签等都可以利用Word邮件合并工具来快速完成，从而节省大量的宝贵精力。